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Artículo del libro Reinventar la empresa en la era digital

La organización del futuro: un nuevo modelo para un mundo de cambio acelerado

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Todos los indicadores económicos importantes apuntan a que el mundo avanza a ritmo vertiginoso. Por su parte, John P. Kotter observa que los riesgos asociados a esta situación, ya sean económicos, sociales, ambientales o políticos, crecen también de manera exponencial. En su opinión, el mayor desafío a que se enfrentan hoy los líderes empresariales es seguir siendo competitivos y crecer de manera rentable en un contexto de turbulencia y disrupción crecientes. Argumenta que el problema fundamental es que las compañías que han superado la fase inicial progresan por su eficiencia antes que por su agilidad estratégica, es decir, por la capacidad de sacar partido de las oportunidades y esquivar las amenazas con rapidez y seguridad. Hoy en día la empresa que no revisa su rumbo cada pocos años (además de adaptarse constantemente a los contextos cambiantes) y realiza los ajustes operacionales necesarios se enfrenta a una situación peligrosa. La clave para gestionar esta compleja situación reside en compaginar las exigencias diarias de la actividad empresarial con la identificación temprana de riesgos y oportunidades, formulando iniciativas estratégicas e innovadoras con agilidad y poniéndolas en práctica con la rapidez requerida.

Todos los indicadores económicos importantes apuntan a que el mundo avanza a un ritmo vertiginoso. Los riesgos —financieros, sociales, medioambientales y políticos— aumentan también de forma exponencial.

En este nuevo escenario, el gran desafío al que se enfrentan los líderes empresariales es cómo mantenerse competitivos y crecer de manera rentable en medio de constantes turbulencias y alteraciones. El problema fundamental es que aquellas compañías que han logrado superar la fase inicial de implantación progresan por su eficiencia antes que por desarrollar su agilidad estratégica; es decir, por su capacidad de aprovechar las oportunidades y esquivar las amenazas con rapidez y seguridad. Podría citar cientos de ejemplos en este sentido, como la empresa Borders and Research in Motion (RIM), que aun siendo consciente de la necesidad de un considerable cambio de estrategia, no fue capaz de ponerlo en marcha con la velocidad suficiente y acabó desbancada por competidores más diligentes.

En el pasado, las compañías rara vez revisaban sus estrategias básicas, solo cuando se veían obligadas a ello debido a cambios sustanciales acaecidos en su entorno. Hoy en día, la empresa que no revisa su rumbo al menos cada pocos años —además de adaptarse constantemente a los contextos cambiantes— y después realiza los ajustes operacionales necesarios se enfrenta a una situación peligrosa. Es la consecuencia de la velocidad a la que se suceden ahora los cambios. Pero la tensión entre lo que hace falta para seguir superando a una competencia cada vez más feroz, por una parte, y continuar dando buenos resultados durante el ejercicio en curso por otra —y de esto puede dar fe cualquier líder empresarial— puede ser abrumadora.

No ignoremos las exigencias diarias de la actividad corporativa, ante las cuales las jerarquías y los procesos de gestión tradicionales siguen funcionando muy bien. Lo que no hacen tan acertadamente, sin embargo, es identificar con suficiente antelación riesgos y oportunidades, formular iniciativas estratégicas e innovadoras con la agilidad necesaria y, sobre todo, ponerlas en práctica con la rapidez que requieren.

Jerarquías tradicionales basadas en una cadena de mando

Casi todas las organizaciones de éxito tienen un ciclo vital muy similar. Comienzan por una estructura en red, una especie de sistema solar con su sol, sus planetas, sus lunas y otros satélites. Los fundadores se sitúan en el centro. Los demás están en diferentes nodos que trabajan sobre distintas iniciativas. La acción consiste en detectar oportunidades y asumir riesgos, todo ello orientado por una visión de futuro que la mayoría comparte. Los individuos motivados se mueven con agilidad y presteza.

Con el tiempo, una compañía exitosa va cumpliendo una serie de etapas hasta convertirse en una empresa estructurada jerárquicamente y dirigida según conceptos de gestión muy conocidos: planificación, presupuestos, definición de tareas, asignación de personal, evaluación, resolución de problemas. Con una jerarquía bien estructurada y con procesos de gestión dirigidos con habilidad, esta organización más madura puede resultar increíblemente fiable y eficiente semana tras semana, mes tras mes y año tras año.

Las jerarquías basadas en una cadena de mando que usan organizaciones de calidad han sido una de las innovaciones más extraordinarias del siglo xx

Una jerarquía bien diseñada permite distribuir el trabajo en departamentos, divisiones de producto y regiones, donde se desarrollan y alimentan conocimientos técnicos sólidos, se inventan y utilizan procedimien- tos debidamente probados y el sistema de responsabilidades y la cadena de mando están claramente establecidos. Si a esto le añadimos unos procesos de gestión que puedan orientar y coordinar las acciones de los empleados —incluso si son miles y están repartidos por varios países—, tendremos un sistema de operaciones que permitirá a las personas realizar aquello que saben hacer excepcionalmente bien.

Hay quien desprecia estos conceptos de funcionamiento por considerarlos ves-tigios de una burocracia no apta para hacer frente a las necesidades del siglo xxi. Hay que librarse de ellos. Erradicarlos y empezar de cero. Como en una tela de araña. Eliminar los mandos intermedios y dejar que la plantilla se dirija a sí misma. Pero lo cierto es que las jerarquías basadas en una cadena de mando que usan empresas de calidad y que asumimos como algo normal han sido una de las innovaciones más extraordinarias del siglo xxi. Y siguen siendo absolutamente necesarias para que una organización funcione.

Los líderes más capacitados siempre han tratado de mejorar la productividad, pero ahora intentan innovar más y con mayor rapidez

Una de sus características más sorprendentes es que pueden optimizarse para adaptarlas a circunstancias cambiantes, al menos hasta cierto punto. Hemos aprendido a poner en práctica iniciativas dentro de un sistema jerárquico para poder asumir tareas nuevas y mejorar el rendimiento en las ya existentes. Sabemos identificar problemas nuevos, detectar y analizar datos en un mercado dinámico y realizar estudios de viabilidad para modificar lo que producimos, cómo lo producimos, cómo lo vendemos y dónde lo vendemos. Hemos aprendido a ejecutar estos cambios mediante la creación de grupos de trabajo, tiger teams o «grupos de choque», departamentos de gestión de proyectos y patrocinadores ejecutivos para cada nueva iniciativa. Podemos hacerlo y al mismo tiempo estar pendientes del día a día de la empresa porque esta metodología de cambio estratégico se acomoda con facilidad a una estructura jerárquica y a procesos de gestión básicos. Y eso es precisamente lo que han estado haciendo líderes en todas partes y en mayor medida cada año.

De todas las encuestas a directivos que he analizado durante la última década se desprende que están poniendo en marcha más iniciativas estratégicas que nunca. Los líderes más capacitados siempre han tratado de mejorar la productividad, pero ahora intentan innovar más y con mayor rapidez. Cuando una cultura corporativa arraigada —formada a lo largo de muchos años o décadas— empieza a ralentizar la acción, los líderes impacientes han intentado cambiarla. Por supuesto que todo ello tiene por objeto acelerar el crecimiento rentable para mantenerse a la altura de la competencia o superarla.

Por otro lado, las mismas encuestas demuestran que el éxito de dichas iniciativas a menudo es solo aparente. El reciente relanzamiento de JCPenney, por ejemplo, pareció de lo más prometedor durante unos meses. Entonces empezaron a irse a pique todos sus proyectos estratégicos. Incluso las organizaciones bien dirigidas, a menos que sean muy pequeñas y muy nuevas, están teniendo grandes dificultades para moverse con el ritmo y dinamismo que exige un mundo cada vez más vertiginoso. Las empresas japonesas que en su día eran la envidia de todo el mundo ahora muerden el polvo ante sus rivales de Corea y California.

En todas las industrias y sectores, por todo del mundo, allá donde miremos, parece evidente que el modelo actual de gestión de las empresas —incluso si las reforzamos con departamentos de planificación estratégica cada vez más sofisticados y grupos de trabajo interdepartamentales— no es el más adecuado.

Los límites de la jerarquía

Los inconvenientes que genera esta realidad son de sobra conocidos. Nos vemos obligados a recurrir una y otra vez al mismo grupo reducido de personas para que lideren cualquier iniciativa importante. Esto, obviamente, restringe lo que se puede hacer y a qué velocidad. La comunicación entre silos no se produce con la diligencia y la eficacia necesarias. Las políticas, normativas y procedimientos, incluso cuando son sensatos, pueden convertirse en barreras para la velocidad estratégica. Es inevitable que dichas barreras aumenten con el tiempo, a medida que se introducen para hacer frente a problemas reales de costes, calidad o adaptabilidad. Pero en un mundo en constante cambio terminan convertidas, en el mejor de los casos, en baches en el camino y, en el peor, en auténticos muros de hormigón.

Recurrir al mismo grupo reducido de personas para que lideren cualquier iniciativa importante restringe lo que se puede hacer y a qué velocidad

Parte del problema es sociopolítico. Los individuos suelen ser reacios a arriesgarse sin permiso de sus superiores. Esto se debe en parte a la naturaleza humana: nos aferramos a nuestras costumbres porque tememos perder poder y posición.

La autocomplacencia y una escasa receptividad, consecuencias típicas de un pasado de éxito, complican aún más las cosas. Basta un poco de autocomplacencia para que los individuos crean que no hace falta nada nuevo y empiecen a resistirse al cambio. Con escasa receptividad, tal vez crean en la necesidad de algo nuevo, pero no en iniciativas propuestas desde la dirección. Ambas actitudes obstaculizan la aceleración.

Resulta tentador echar la culpa a las personas, pero la realidad es que se trata de un problema sistémico y directamente relacionado con las limitaciones propias de las jerarquías y los procesos básicos de gestión.

Los silos son parte integral de los sistemas jerarquizados. Sus paredes pueden ser más o menos gruesas y los líderes pueden tratar de que sean más permeables, pero no se pueden eliminar. Lo mismo sucede con las normativas y los procedimientos: podemos reducir su número, pero siempre los necesitaremos en mayor o menor medida. Y no termina aquí la lista de problemas similares. Podemos reducir, pero no eliminar los niveles. Podemos decir a las personas que piensen a largo plazo, pero no podemos eliminar los presupuestos trimestrales. Estos y otros factores son inherentes al sistema, y muy probablemente acabarán convirtiéndose en un pesado lastre para todo esfuerzo por acelerar la agilidad estratégica y la efectividad dentro de un mundo en constante cambio.

Los líderes capaces saben todo esto, aunque a veces solo lo intuyan, y tratan de compensar los problemas con acciones de optimización destinadas a acelerar los procesos. Crean toda clase de estructuras de gestión para que se hagan cargo de proyectos especiales. Recurren a grupos de trabajo interdepartamentales para minimizar los efectos del silo. Buscan asesores estratégicos o constituyen departamentos de planificación estratégica que se centren en problemas a largo plazo. De modo similar, añaden una visión fundamental al ejercicio anual de planificación de operaciones. Incorporan destrezas de gestión de cambio para combatir la autocomplacencia, vencer la resistencia y mejorar la receptividad. Si se aplican correctamente, estas y otras mejoras pueden reducir los problemas de ralentización y mejorar la velocidad y agilidad, pero solo hasta cierto punto.

Pensemos en los enfoques más generalizados en la gestión de cambio. Todos estos métodos —que emplean evaluaciones y análisis de diagnóstico, innovadoras técnicas de comunicación, módulos de formación— pueden resultar de gran provecho para problemas concretos de solución relativamente sencilla, como implementar un sistema de probada utilidad para la presentación de informes económicos. Estos planteamientos son eficaces cuando está bastante clara la necesidad de ir de A a B, la distancia entre ambos puntos no es galáctica y la resistencia de los empleados no va a ser hercúlea. Los procesos de gestión de cambio son un complemento al sistema que ya conocemos. Pueden integrarse con facilidad en una estructura de gestión de proyectos. Y reforzarse o estimularse asignándoles más recursos, versiones más avanzadas de los métodos antiguos o personas con más talento para dirigir su desarrollo. Pero, repito, tienen limitaciones.

Cuando no está del todo claro dónde se encuentra el punto B porque cambia constantemente, cuando el salto al futuro ha de ser enorme porque el mundo se mueve muy rápido y va a exigir un esfuerzo formidable debido a la envergadura y a la posible resistencia de los empleados, el uso de un enfoque convencional de gestión de cambio puede generar confusión, rechazo, cansancio y costes elevados.

Lo que necesitamos hoy en día es un elemento nuevo y poderoso para hacer frente a los retos que plantean la complejidad creciente y el cambio vertiginoso. Como he podido comprobar, la solución que funciona sorprendentemente bien es un segundo sistema organizado en forma de red —más parecido al sistema solar de una empresa nueva que a la estructura piramidal de una organización ya madura— capaz de generar agilidad y velocidad. En lugar de ser un lastre, se convierte en un complemento poderoso para la jerarquía de una organización más consolidada, que queda liberada para así dedicarse a lo que mejor sabe hacer. De este modo, la gestión de la empresa se simplifica, al tiempo que se acelera el cambio estratégico. No se trata de elegir uno de los dos sistemas, sino de que los dos trabajen en sintonía. Un sistema dual.

La estructura de un sistema dual

Parece que cada semana se inventa una nueva herramienta de gestión para aprovechar una ventaja competitiva o hacer frente a las exigencias del siglo xxi. ¿En qué se diferencia de ellas un sistema operativo dual? En dos cuestiones. La primera es que un sistema dual tiene más que ver con liderar iniciativas estratégicas para sacar partido de las Grandes Oportunidades o eludir amenazas graves que con la gestión. Y la segunda es que, aunque el sistema dual es una idea nueva, representa una manera de operar que hemos tenido delante durante años sin ser conscientes de ello. Todas las empresas de éxito operan más o menos de esta forma durante el periodo más dinámico de crecimiento de su ciclo vital. Lo que ocurre es que no lo entienden cuando se está produciendo ni tampoco lo reconocen a medida que maduran.

La imagen se explica por sí misma: jerarquía por un lado y red por el otro. La red representa una empresa de éxito en su fase emprendedora, antes de que existieran organigramas estableciendo relaciones jerárquicas y de que hubiera descripciones formales de puestos de trabajo y de niveles de responsabilidad. Como estructura se parece un poco a un sistema solar en constante evolución, con un mecanismo guía que haría las veces de sol, iniciativas estratégicas que serían los planetas y subiniciativas o satélites.

La parte jerárquica de un sistema dual se diferencia del resto de jerarquías en que una gran proporción del trabajo que se le asignaba se ha derivado a la parte en red

Es una estructura dinámica: las iniciativas primarias y secundarias confluyen o divergen según las circunstancias lo requieran. Mientras que una jerarquía típica no suele cambiar mucho de un año para otro, este tipo de red se transforma constantemente y con facilidad. Como no incluye niveles burocráticos, prohibiciones de tipo orden y control o procesos Seis Sigma, la red alienta un grado de individualismo, creatividad e innovación que una jerarquía jamás podrá proporcionar, ni siquiera la menos burocratizada y dirigida por el equipo más brillante. Al estar gestionada por una porción transversal de empleados de todos los niveles y departamentos de la organización, la red libera información de los silos y los estamentos jerárquicos, permitiendo que fluya con mucha más libertad y a mayor velocidad.

La parte jerárquica de un sistema dual se diferencia de casi todas las otras jerarquías existentes en un aspecto esencial. Una gran proporción del trabajo que normalmente se le asignaba y que exigía innovación, agilidad y rápida ejecución de iniciativas estratégicas —dejando la resolución de problemas en manos de áreas de negocio, tiger teams o departamentos estratégicos concretos— se ha derivado a la parte en red. Esto proporciona más libertad a la jerarquía a la hora de desempeñar mejor las tareas para las que está diseñada: hacer bien el trabajo diario, introducir cambios graduales para aumentar la eficiencia y gestionar iniciativas estratégicas que ayuden a la empresa a hacer frente a ajustes previsibles, como las actualizaciones periódicas de los sistemas informáticos.

El sistema dual

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En una empresa realmente fiable, eficiente, dinámica y rápida, la red se combina con la estructura más tradicional, dando lugar a una especie de «supergrupo de trabajo» que tiene que rendir cuentas a un determinado nivel de la jerarquía. Este grupo de trabajo está indisolublemente conectado con la jerarquía y se coordina con esta de muy distintas maneras, sobre todo a través de las personas que trabajan en ambos sistemas. En contra de lo que se pueda pensar, el equipo directivo de la empresa desempeña una función crucial en la creación y mantenimiento de la red. El equipo directivo o el comité ejecutivo tienen que lanzarla, bendecirla públicamente, respaldarla y asegurarse de que el resto de la jerarquía la apoya. El equipo de líderes de la jerarquía debe servir de modelo a sus subordinados en su interacción con la red. He comprobado que nada de esto le quita mucho tiempo al equipo directivo. Pero hacerlo transmitirá con claridad la señal de que la red no es en absoluto una operación menor. No es una organización informal. No es un mero ejercicio estético para que los que participan en él se sientan mejor. Es parte de un sistema diseñado para competir y ganar.

Evolución de la empresa: de la red a la jerarquía

BBVA-OpenMind-Reinventar-la-Empresa-Kotter-Evolución de la empresa: de la red a la jerarquía

No estoy describiendo una idea puramente teórica. Toda empresa de éxito atraviesa una fase, por lo común en su etapa inicial, en la que de hecho opera con esta estructura dual. Pueden ser Panasonic en Osaka, Morgan Stanley en Nueva York o una organización sin ánimo de lucro en Londres. El problema es que la parte en red de un sistema dual durante el ciclo normal de vida de las empresas es algo informal e invisible para la mayoría, por lo que rara vez se prolonga en el tiempo. A medida que las compañías maduran, la evolución natural las conduce a un sistema único, la organización jerárquica, en detrimento de la red de la fase emprendedora. La falta de la introspección y del esfuerzo necesarios para formalizar y sostener una organización que sea, por un lado, altamente fiable y eficiente y, por otro, rápida y ágil, no salía demasiado cara en un pasado donde los cambios se producían con mayor lentitud. Pero la situación ha cambiado irrevocablemente —para Panasonic, Morgan Stanley y miles de otras empresas— o lo hará en breve.

Características del sistema dual

Si observamos en detalle, podemos concluir que para que un sistema dual funcione bien tiene que atenerse a una serie de principios básicos:

  • Que el cambio lo impulsen muchas personas y de todos los departamentos, no solo los de siempre. Esto es fundamental. Para ser rápida y ágil, una empresa necesita cambiar radicalmente la manera de recopilar información, de tomar decisiones y de implantar aquellas que tengan importancia estratégica. Para ir más deprisa se necesitan más ojos para ver, más cerebros para pensar y más piernas para actuar. Para innovar de verdad hacen falta más personas con una visión del mundo propia y buenas relaciones de trabajo con los demás. Y más personas con libertad para proponer, en lugar de simplemente ejecutar instrucciones de otros. Pero todo esto debe hacerse con procesos ya probados y que no entrañen riesgo de caos, que no creen conflictos destructivos, que no dupliquen esfuerzos ni despilfarren. Y deben hacerlo personas de dentro de la empresa. Doscientos asesores externos, independientemente de lo inteligentes o dinámicos que sean, no pueden hacer este trabajo.
  • Mentalidad get-to (ir a por ello) y no have-to (hay que hacerlo). Todos los grandes líderes de la historia han demostrado que es posible identificar muchos agentes de cambio en casi cualquier rincón de la sociedad, pero solo si se les da a las personas la oportunidad y se sienten plenamente autorizadas para seguir adelante y actuar. El deseo de trabajar con otros por un objetivo común importante y apasionante y la posibilidad real de hacerlo son la clave. Siempre lo han sido. Y la historia también nos enseña que cuando a una persona se le brinda la oportunidad de participar en una actividad importante lo hará encantada, aunque deba compaginarla con su trabajo diario. No hace falta contratar a un nuevo equipo con un coste elevado. El personal que ya hay en la empresa puede aportar esa energía.
  • Escuchar también, no solo a la cabeza. La mayoría de las personas no colaborarán si se apela únicamente a su lógica, presentándoles números y estudios técnicos. También hay que acercarse a sus sentimientos. Al igual que han hecho todos los grandes líderes en la historia, hay que recurrir al deseo genuino e inherente del ser humano de participar en una gran causa, de mejorar el futuro de una comunidad o una organización. Si se les da sentido y propósito a sus esfuerzos, los resultados serán sorprendentes.
  • Mucho más liderazgo, no solo más gestión. Para rematar cualquier tarea significativa, aunque sea rutinaria —además de las innumerables labores repetitivas que requiere cualquier empresa, por muy modesta que sea— hace falta una gestión competente por parte de muchas personas. Sí, también se necesita liderazgo, pero son los procesos de gestión los que impulsan la maquinaria. No obstante, si queremos aprovechar nichos de oportunidades inesperadas, que se abren o cierran muy rápidamente, y a la vez queremos identificar y esquivar amenazas imprevistas, el recurso adecuado se llama liderazgo, y no lo va a aportar un directivo carismático. Se necesita visión, oportunidad, agilidad, inspiración, pasión, innovación y celebración. No solo gestión de proyectos, revisión de presupuestos, relaciones jerárquicas, compensación y compromiso respecto a un plan establecido. Aunque ambos conjuntos de conceptos son cruciales, quedarnos solo con el último no nos garantiza el éxito en un mundo turbulento.
  • Una combinación inseparable de jerarquía y red, no solo una jerarquía reforzada. Los dos sistemas, red y jerarquía, funcionan como uno solo, y el flujo de información y actividad entre ellos es continuo. El éxito de este método se debe en parte a que las personas que se presentan voluntarias para colaborar en la red ya tienen un puesto dentro de la jerarquía. El sistema dual no puede ni debe degenerar en dos supersilos compuestos por dos grupos diferentes de personas que trabajan a tiempo completo, como ocurría en su día con el PARC de Xerox —una magnífica máquina de innovación estratégica— y la propia corporación Xerox —que prestó muy poca atención al PARC o al menos no sacó todo el partido de las fantásticas oportunidades comerciales que este le ayudó a identificar—. En última instancia, y como sucede en otras situaciones que pueden parecer en principio complicadas, erróneas o amenazantes, la interacción entre las dos partes funcionará gracias a la educación, al ejemplo dado desde la cúspide de la jerarquía y a los éxitos probados, hasta que llegue un momento en que el sistema habrá pasado a integrarse en la esencia misma de la empresa, a ser un «Esta es la manera en que hacemos aquí las cosas».

Estos principios van en una dirección muy distinta a la que sigue por inercia cualquier otra jerarquía: impulsar el cambio a través de un número limitado de elegidos a los que se proporciona un plan de negocio para una serie concreta de objetivos y que gestionan los proyectos con la intención única de lograr dichos objetivos. Ese proceso por omisión o inercia puede funcionar bien cuando no es necesario imprimir un ritmo vertiginoso, la resistencia potencial de los empleados no es feroz y las necesidades están bastante claras —con lo cual no se requiere una gran innovación—. Pero estas circunstancias cada vez se dan menos en el mundo real.

En relación con estos principios, la acción de la parte en red de un sistema dual es diferente a la de la parte jerárquica. Ambas son sistemáticas. Pero también muy distintas. No es que una de las partes del sistema sea rígida y de precisión milimétrica y la otra blanda e imprecisa. Hoy sabemos menos acerca de procesos en red como «generar éxitos a corto plazo» que de procesos jerárquicos como la planificación operativa o la definición de estándares precisos. Pero, del mismo modo que el trabajo en una jerarquía bien gestionada no consiste ni mucho menos en que personas muy controladas hagan lo primero que se les pasa por la cabeza, el trabajo en una red bien gestionada tampoco tiene nada que ver con un grupo de voluntarios entusiastas haciendo lo que les viene en gana.

Dado que las redes aceleran la actividad, sobre todo en lo relativo a la planificación estratégica, a sus procesos básicos los llamaré «aceleradores».

Los ocho aceleradores

Los procesos de la red se parecen a la actividad que solemos encontrarnos en contextos empresariales de éxito. Son muy similares a mis ocho pasos para liderar el cambio, solo que en ese caso los altos mandos de la empresa han de poner en marcha una dinámica que genere muchos más factores activos de cambio, una estructura de red integrada con la jerarquía y procesos que, una vez iniciados, no se paren. Estos son los ocho aceleradores:

  • Generar sensación de urgencia alrededor de una Gran Oportunidad

El primer acelerador consiste en generar y mantener un fuerte sentido de urgencia, en el mayor número de personas posible, alrededor de una Gran Oportunidad que se ha presentado para la empresa. Aquí empieza la construcción del sistema dual. Es, en varios sentidos, el ingrediente secreto que hace posible comportamientos que muchos de quienes han desarrollado su carrera profesional en empresas consolidadas creerían imposibles.

El término «urgencia», en el sentido que aquí se utiliza, no se refiere únicamente a los problemas de la semana en curso, sino a las amenazas estratégicas y a las posibilidades que surgen cada vez con mayor velocidad. Si el primer acelerador funciona bien, muchas personas, y no solo unos cuantos directivos, se levantarán cada día pensando en cómo pueden contribuir a la consecución de la Gran Oportunidad.

  • Crear y desarrollar una coalición orientadora

El segundo acelerador aprovecha un sentido de urgencia optimizado y consensuado para crear el núcleo de la estructura de red y, acto seguido, ayudarla a evolucionar hacia una forma más sólida y sofisticada. Esta coalición de personas procedentes de toda la organización siente profundamente esa urgencia. Son individuos de todos los silos y niveles que están dispuestos a colaborar para superar retos estratégicos, enfrentarse a la hipercompetencia y aprovechar la Gran Oportunidad. Personas que quieren liderar, ser agentes del cambio e impulsar a los demás a hacer lo mismo. Este grupo nuclear tiene el empuje, el compromiso intelectual y emocional, las conexiones, las cualificaciones y la información para ser un sol eficaz en un nuevo y dinámico sistema solar. Son personas que pueden y consiguen aprender a trabajar con eficacia como un gran equipo.

Una vez creado el sentido de urgencia necesario, encontrar a las personas adecuadas que quieran formar parte de la coalición orientadora resulta sorprendentemente sencillo. Conseguir que individuos de diferentes niveles y silos trabajen juntos requiere esfuerzo. Si nos limitamos a reunirlos en la misma habitación, tenderán a reproducir lo que saben: una jerarquía basada en una cadena de mando. Pero con las condiciones adecuadas y con la urgencia alrededor de una Gran Oportunidad como componente esencial, colaborarán de un modo totalmente nuevo. Y con la ayuda tanto de la coalición orientadora como del equipo directivo de la organización, aprenderán a trabajar juntos, de manera que la parte jerárquica y la parte en red permanezcan estratégicamente consensuadas a fin de mantener altos niveles de fiabilidad y eficiencia y de desarrollar por completo nuevas capacidades de generar velocidad y agilidad.

  • Forjar una visión de cambio e iniciativas estratégicas

El tercer acelerador exige que la coalición orientadora tenga la visión necesaria para la Gran Oportunidad estratégica y seleccione aquellas iniciativas que conduzcan a esa visión con rapidez y dinamismo. Cuando se crea un sistema dual por primera vez, puede que gran parte de estos elementos, sobre todo las iniciativas, ya existan porque los ha introducido el equipo de líderes de la jerarquía. Las primeras iniciativas que la incipiente red pondrá en marcha serán aquellas por las que más entusiasmo demuestre la coalición orientadora. Siempre serán actividades que el consejo directivo de la empresa considere plenamente oportuna, pero que una jerarquía de cadena de mando no puede gestionar con la calidad y la rapidez requeridas al no estar debidamente equipada.

  • Reclutar un ejército de voluntarios

En el cuarto acelerador, la coalición orientadora y otros que deseen colaborar transmiten a la empresa información sobre su visión estratégica y sus iniciativas de manera que convenzan a una gran cantidad de personas para que se sumen a la operación en curso. Si este proceso se hace bien, habrá muchos individuos dispuestos a colaborar, con alguna iniciativa concreta o de un modo más general. Este acelerador actúa, pues, a modo de fuerza de gravedad, atrayendo los planetas y los satélites al nuevo sistema de red.

  • Facilitar la acción eliminando barreras

En el quinto acelerador todos los que participan en la red (el «lado derecho» en las ilustraciones) trabajan con eficacia para poner en marcha iniciativas y descubrir otras nuevas que sean relevantes desde el punto de vista estratégico. Se habla, se piensa, se inventa y se prueba, todo con un espíritu emprendedor ágil y veloz. Gran parte de la acción en esta fase consistirá en identificar y eliminar barreras que ralentizan o impiden actividades de importancia estratégica. En un sistema dual, y a diferencia de lo que ocurre en una empresa nueva, este proceso impulsa a las personas a prestar especial atención a su jerarquía: a lo que se está haciendo (para no solapar trabajos), a lo que ya se ha hecho (para no repetir) y a los sucesivos objetivos operacionales e iniciativas estratégicas de la jerarquía (para mantener el consenso). Las medidas inteligentes, respaldadas por información fiable procedente de todos los silos y niveles, se toman a un ritmo mucho más rápido.

  • Generar (y celebrar) éxitos a corto plazo

Para el sexto acelerador, todos los que trabajan en la red ayudarán a crear un flujo continuo de logros estratégicamente relevantes, tanto grandes como muy pequeños. Es importante asegurarse también de que dichos logros son visibles para toda la organización y celebrarlos, aunque sea modestamente. Estos logros o éxitos y su celebración pueden aportar una enorme energía psicológica y ser cruciales en la construcción y el mantenimiento de un sistema dual. Aportan credibilidad a la nueva estructura. Y esta credibilidad a su vez promueve una cooperación cada vez mayor en toda la organización. Estos éxitos se ganan el respeto, la comprensión y, en última instancia, la total cooperación de los directivos más apegados al sistema de orden y control y que no habían mostrado ningún interés por ser voluntarios en el lado en red.

  • Mantener la aceleración

El séptimo acelerador mantiene todo el sistema en movimiento a pesar de la tendencia general de los seres humanos a relajarse después de un par de éxitos. Se genera a partir del reconocimiento de que muchos grandes logros se originan en subiniciativas que, por sí solas, podrían no ser importantes ni de especial utilidad desde el punto de vista estratégico. Y es que las iniciativas de mayor calado podrían perder impulso y apoyo si las subiniciativas en cuestión no concluyen también con éxito. Aquí, en la energía incansable centrada en el futuro, en nuevas oportunidades y nuevos retos, está el motor que impulsa todo lo demás. Los aceleradores seguirán funcionando según se necesite, igual que las bujías y los cilindros en el motor de un coche. Son lo contrario del enfoque y la mentalidad de «con una sola vez basta».

  • Institucionalizar el cambio

El octavo acelerador sirve para institucionalizar los logros, integrándolos en los procesos, sistemas, procedimientos y también en el comportamiento de la parte jerárquica, lo que ayuda a consolidar los cambios dentro de la cul-tura de la empresa. Cuando esto ocurre, y a medida que llegan más cambios, se produce un efecto acumulativo. Al cabo de pocos años, esta institucionalización de una manera de actuar termina por integrar el enfoque de sistema operativo dual en su conjunto en la esencia de la compañía.

Los ocho aceleradores

BBVA-OpenMind-Reinventar-la-Empresa-Kotter-Los ocho aceleradores

Cuando estos aceleradores funcionan correctamente, resuelven de manera natural los retos inherentes a la creación de un modelo de empresa nuevo y distinto. Aportan la energía, los voluntarios, la coordinación, la integración de la jerarquía en la red y la cooperación necesarios. A medida que sacan partido de las oportunidades y sortean amenazas, todo el sistema crece y se acelera. Con el tiempo se convierte en la manera de hacer negocios en un mundo de cambio acelerado. La empresa se sitúa por delante de sus competidores más acérrimos o logra hacer realidad objetivos muy ambiciosos. Y, si se hace bien, todo esto sucede sin inversión extra en personal, sin interrumpir las tareas diarias y sin renunciar a los objetivos fijados en cuanto a beneficios.

El ejército de voluntarios

Las personas al frente de estos procesos y que conforman la red de aceleradores también participan en el quehacer habitual diario de la empresa. No se trata de un grupo aparte de consultores contratados especialmente para la tarea o de un grupo de trabajo creado para la ocasión.

Idealmente, la coalición orientadora debería estar formada por entre el 5 y el 10% de los directivos y empleados dentro de una jerarquía. Con un equipo de estas dimensiones, el sistema dual funciona a la perfección

Hemos llegado a la conclusión de que, idealmente, la coalición orientadora debería estar formada por entre un cinco y un diez por ciento de los directivos y empleados dentro de una jerarquía. Con un equipo de estas dimensiones, el sistema dual puede funcionar perfectamente por dos razones. En primer lugar, puesto que trabaja dentro de la jerarquía, este 5 a 10% posee conocimientos, relaciones, credibilidad e influencia fundamentales. A menudo son los primeros en identificar una amenaza o una oportunidad y tienen el celo profesional necesario para trabajar con ellas si se les coloca en una estructura que lo haga posible. Y segundo, porque no supone una partida presupuestaria adicional, que podría alcanzar un importe imposible de asumir.

El papel de la coalición orientadora

BBVA-OpenMind-Reinventar-la-Empresa-Kotter-El papel de la coalición orientadora

Si el sentido de urgencia creado alrededor de una Gran Oportunidad posee la suficiente intensidad, una coalición orientadora de este tamaño podría llegar a todos los rincones de la organización y reclutar de entre sus colegas a voluntarios dispuestos a participar en iniciativas y subiniciativas que impulsaran el crecimiento de la red. En un sistema dual plenamente operativo no resulta extraño encontrar a más de la mitad de los integrantes de una empresa trabajando como voluntarios por el cambio transformador. Acciones modestas pero consensuadas llevadas a cabo por muchas personas comprometidas, cada una con su percepción particular de todos los niveles y de todos los silos de la organización, dotan a la red del poder necesario para emprender acciones estratégicas inteligentes.

A los que nunca han visto un sistema operativo dual de este tipo en funcionamiento a menudo les preocupa, no sin razón, que un puñado de entusiastas voluntarios pueda generar más problemas que los que resuelve, por tomar decisiones precipitadas y erróneas que obstaculizan las operaciones diarias. Y es aquí donde entran en juego la estructura de red, los principios subyacentes y los procesos de aceleración. Ellos crean las condiciones bajo las cuales las personas no generarán simples ideas, sino que estas estarán respaldadas por información contrastada procedente de todos los niveles y silos de la jerarquía. Crean dichas condiciones no solo para que puedan desarrollar iniciativas, sino para que entiendan que su trabajo es ponerlas en práctica. Y para enseñar a las personas no solo a garantizar que las operaciones diarias se desarrollen con normalidad, sino a mejorar estos procesos de manera que el trabajo de la empresa sea más fácil, más eficiente, menos costoso y más eficaz.

En aquellas empresas que han logrado consolidar un sistema dual, los individuos me han contado que trabajar en red tiene grandes recompensas —rara vez son económicas—. Hablan de la satisfacción personal que sienten al participar en una misión de toda la empresa y en la que creen. Valoran la posibilidad de colaborar con personas de la organización con las que nunca habrían estado en contacto desde su puesto habitual dentro de la jerarquía. Algunos me comentaron que haber desarrollado tareas estratégicas les había dado mayor visibilidad dentro de la compañía y les había permitido mejorar su posición en la jerarquía. Y sus superiores a menudo constatan que los voluntarios crecen profesionalmente. Este correo electrónico me lo envió de un cliente de Europa: «No me puedo creer la rapidez con que este segundo sistema operativo está haciendo aflorar verdaderos talentos en la empresa. Una vez las personas se dicen “¡Sí, puedo hacerlo!”, también empiezan a desempeñar mejor su trabajo habitual dentro de la jerarquía, lo que redunda en una mayor eficacia de las operaciones en general».

Crecer y construir impulso orgánicamente

Un sistema operativo dual no nace ya hecho y tampoco exige una renovación a fondo de la organización, por lo que es mucho menos arriesgado de lo que se pueda pensar. Evoluciona, crece orgánicamente a lo largo del tiempo, acelerándose a medida que debe hacer frente a un mundo hipercompetitivo y adoptando un funcionamiento que parece variar, en sus detalles, de una empresa a otra. Puede empezar poco a poco. La versión 1.0 de una red de aceleradores estratégicos puede nacer solo en una parte de la empresa, por ejemplo en la cadena de suministro o la rama europea. Una vez que se haya convertido en una presencia poderosa allí, podrá extenderse a otras partes de la organización.

La versión 1.0 de una red de aceleradores estratégicos puede nacer solo en una parte de la empresa y luego, una vez que se afianza, extenderse al resto

La versión 1.0 también puede no desempeñar ningún papel en la formulación o el ajuste de estrategias, sino concentrarse en que la implantación de estas sea ágil e innovadora. En un principio, esto puede parecer un mero ejercicio de motivación de la plantilla, aunque de hecho produce muchos más réditos sin necesidad de contratar nuevo personal. Pero la red y los aceleradores evolucionan y cobran impulso antes de lo que cabría esperar. Siempre que el equipo directivo entienda el nuevo sistema y realice su función, y siempre que la nueva organización demuestre su eficacia ante retos competitivos, el modelo operativo dual terminará por integrarse en la cultura corporativa como «la manera en que hacemos aquí las cosas».

Por supuesto que surgirán dificultades. Durante los siete últimos años mi equipo ha asesorado a toda clase de pioneros —en los sectores público y privado, departamentos de operaciones, divisiones de producto y oficinas centrales— en la creación de sistemas duales. Los desafíos suelen ser previsibles, aunque no insignificantes. Uno de ellos consiste en asegurarse de que las dos partes del sistema aprenden a trabajar juntas. Para esto es esencial que el núcleo de la red (la coalición orientadora) y el equipo directivo aprendan a desarrollar y mantener la relación correcta. El otro es generar impulso: el paso más importante es obtener y comunicar logros desde el principio.

Probablemente, el reto más importante es conseguir que personas acostumbradas a jerarquías muy estrictas crean en la viabilidad de un sistema dual. La educación puede ayudar. Una actitud adecuada de la cúspide jerárquica también. Pero, una vez más, lo más importante es generar un sentido racional e imperioso de urgencia alrededor de una gran oportunidad estratégica. Una vez encendida la mecha, la movilización de la coalición orientadora y la puesta en marcha del resto de aceleradores se darán de un modo casi orgánico. La empresa no se verá afectada como lo haría si se produjera un cambio drástico y repentino en su organización. No hace falta construir algo gigantesco y luego pulsar un botón para ponerlo en marcha, mientras rezamos para que funcione. Y en un mundo en el que las limitaciones de capital son un problema para muchas organizaciones, el incremento de costes que supone este método es, increíblemente, casi nulo. Pensemos en él como una ampliación considerable, barata, coherente y estructurada —en cuanto a escala, alcance y poder— de esas redes más pequeñas e informales que llevan a cabo tareas importantes con mayor rapidez y a un coste menor que las jerarquías.

Conclusión

Las inevitables limitaciones de los sistemas unitarios se están dejando notar, y soy de la opinión de que en el futuro acabarán con nosotros. El siglo xxi nos va a forzar a todos a evolucionar hacia un modelo de empresa fundamentalmente nuevo. La buena noticia es que esto nos permite hacer algo más que aferrarnos a lo que conseguimos en el siglo xxi. Si logramos implantar con éxito esta nueva metodología de gestión empresarial, podremos aprovechar los retos estratégicos de un mundo que cambia a un ritmo vertiginoso. Y así ofrecer mejores productos y servicios, crear más riqueza, generar más y mejores empleos, y todo ello a mayor velocidad que en el pasado. Es decir, que aunque las consecuencias de un mundo en constante cambio tienen su aspecto negativo, también suponen una ventaja potencial gigantesca.

Aún nos queda mucho que aprender. Sin embargo, las empresas que antes lleguen porque están dispuestas a empezar ya, experimentarán un éxito inmediato y a largo plazo, para sus accionistas, clientes, empleados y también para ellas mismas. Estoy convencido de que las que se retrasen van a sufrir mucho, si es que sobreviven.

Publicado con autorización de Harvard Business Review Press. Adaptado por John P. Kotter, Accelerate: Building Strategic Agility for a Faster-Moving World, Boston, Harvard Business Review Press, 2014.

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